وفي مستهل اللقاء رحب الوكيل المساعد لمحافظة حضرموت لشؤون مديريات الوادي والصحراء المهندس هشام محمد السعيدي بكل الحاضرين كلا باسمه وصفته مشيراً إلى أهمية عقد هذا اللقاء الذي يأتي خدمة ومساعدة ضيوف الرحمن  مؤكدا إلى تظافر الجهود من قبل جميع  الجهات  ذات العلاقه  في إنجاح عملية التفويج للمساهمة في تخفيف الأعباء على الحجاج عبر المنفذ  شاكرا كل الجهات التي تساند وتدعم وتبذل قصار جهدها لخدمة ضيوف الرحمن  وفي المقدمه منظمات المجتمع المدني وتسخير كافة الإمكانيات  مشيدا بالتجربة السابقه في ذلك الجانب مؤكدا إلى أن السلطه المحليه ستظل تساند وتدعم هذا الجانب متمنياً التوفيق والنجاح للجميع في مهامهم المستقبليه لخدمة الحجاج  
 
بعد ذلك تطرق اللقاء الى مناقشة  الادوار المناطه لكل جهه  للإسهام في عدم  تكديس الحجاج في المنفذ والبالغ عددهم اكثر من( 10)الف حجاج وحاجه من مختلف محافظات الجمهورية اليمنيه دون استثناء  

كما أكد في اللقاء  مدير عام مكتب وزارة الأوقاف والإرشاد بوادي حضرموت والصحراء الشيخ محمد فؤاد بلفاس الجهود المبذولة من قبل قيادة وزارة الأوقاف والإرشاد ممثلة بمعالي الوزير شبيبه في  ذلك الجانب والتي  ستسهم  في تخفيف الأعباء على الحجاج لافتا إلى أن هناك تنسيق مع الجانب السعودي  متمنيا التوفيق والنجاح للجميع في مهامهم المستقبليه لخدمة الحجاج
 
 وفي ختام اللقاء تم اتخاذ جملة من الإجراءات الكفيله  بإنجاح عملية التفويج  و  التأكيد على أعداد الخطه العمليه في كل الجوانب للإسهام في خدمة ضيوف الرحمن..